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（第二分公司 陸金寶）

摘  要：當今社會(huì )的快速蓬勃發(fā)展和機構組織的不斷進(jìn)步，使得辦公室管理工作中起到了重要作用，是每個(gè)企業(yè)不可缺少的部門(mén)，該文章對辦公室綜合管理中的問(wèn)題進(jìn)行討論分析，以便更好的開(kāi)展辦公室的工作。

關(guān)鍵詞：淺析辦公室；綜合管理；實(shí)踐思考

引  言：辦公室是一個(gè)有綜合性的、服務(wù)型的管理部門(mén)，一個(gè)單位要想能正常的運行，提供決策，擔負起服務(wù)的責任，辦公室的工作水平和效率是一個(gè)企業(yè)能力的體現，當前隨著(zhù)黨的教育活動(dòng)深入人心，辦公室的綜合管理工作也在不斷突出，工作上也有了高要求，為了適應當前的新形勢，我們要進(jìn)行辦公室的改進(jìn)和創(chuàng )新。

一、辦公室提升工作措施的實(shí)際意義

對于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，只有保證基本的工作措施得到升級，才能實(shí)現企業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展。而在整體的工作項目中，對于辦公室工作結構優(yōu)化直接關(guān)系到企業(yè)管理發(fā)展的未來(lái)趨勢，于是要對辦公室工作進(jìn)行精細化的設計管理。無(wú)論企業(yè)的規模大小，工作結構如何，都需要相關(guān)負責人設置辦公室的基礎工作機制。辦公室對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，具有一定的調和作用，既要保證對于上層管理層的領(lǐng)導意識進(jìn)行傳達，也要保證對于下層職工的基礎管理。并且，在實(shí)際工作推進(jìn)過(guò)程中，也要進(jìn)行各方關(guān)系的協(xié)調，要對整體系統進(jìn)行有效的連接，是一個(gè)信息和數據的中轉傳達的機構，也是整個(gè)單位運營(yíng)的樞紐和調度控制中心。另外，多數辦公室的工作人員都是單位領(lǐng)導層成員的助理，不僅要對基本單位信息進(jìn)行細致的研究，也要對整體單位的發(fā)展規律和發(fā)展動(dòng)向進(jìn)行跟蹤。辦公室的工作人員也要對基礎員工的工作情緒和問(wèn)題進(jìn)行有效的收集和整理，并提供實(shí)質(zhì)化的改進(jìn)意見(jiàn)和建議。

另外，在辦公室工作過(guò)程中，相關(guān)的工作人員要針對企業(yè)的基本情況進(jìn)行集中的調查和信息收集，并對基本問(wèn)題進(jìn)行集中的分析和研究，形成正確的工作理念和思路，保證整體意見(jiàn)對于單位的發(fā)展具有一定的針對性，更好地為領(lǐng)導的決策提供相應的數據支撐。相關(guān)部門(mén)的工作人員要做好基本的平衡助推行為，形成有效的溝通橋梁，促進(jìn)良性發(fā)展。辦公室工作人員不僅要完成相應的基礎工作，也要進(jìn)行及時(shí)的自我提升，認真落實(shí)企業(yè)內部的各項規章制度，保證自身的學(xué)習力和執行力，沉著(zhù)冷靜的處理相應的工作問(wèn)題，要不斷優(yōu)化自身的工作理念和意識。在實(shí)際的工作中，也要進(jìn)行科學(xué)化的工作規劃，處理好各方工作人員的管理，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實(shí)的工作基礎。

二、辦公室工作特點(diǎn)

辦公室是一個(gè)服務(wù)型的部門(mén)，辦公室工作的功能特性也有兩個(gè)方面，不僅要在工作中遵循服從大局的原則，也要有自己的主觀(guān)能動(dòng)性。

1.工作內容復雜多樣。

辦公室的工作要對外樹(shù)立良好的工作形象，對內要明確辦公室的管理權限和責任，制定相應的管理辦法，協(xié)助領(lǐng)導做好各個(gè)部門(mén)的協(xié)調和公文、電子政務(wù)等工作，并且對工作中的事物進(jìn)行調查，對內部進(jìn)行應急管理。

2.工作的服務(wù)性強。

辦公室工作的服務(wù)性是一個(gè)不可忽視的特點(diǎn)，具體體現在：一是為領(lǐng)導提供服務(wù)，發(fā)揮應有的助手的特點(diǎn)，提高自身業(yè)務(wù)能力，便于領(lǐng)導作出科學(xué)決策；二是對服務(wù)的主體起到良好的作用，對工作的事物進(jìn)行協(xié)調，由于辦公室中的會(huì )議接待較多，辦公室還要做到服務(wù)保障的職責。

3.工作內容的綜合性。

在工作中要有大局意識和整體意識，在分析處理問(wèn)題時(shí)，工作人員的素質(zhì)要不斷的進(jìn)步，要有出色文字功底，要有良好的口才和處理事務(wù)的能力，辦公室的工作涉及面也比較廣，遍布到生活中的多個(gè)方面，例如：對日常事務(wù)的處理、文件的落實(shí)、物品的購買(mǎi)和發(fā)放、與外部的聯(lián)絡(luò )等方面，所以說(shuō)，綜合性是辦公室的一個(gè)突出特點(diǎn)。

三、辦公室綜合管理工作中存在的不足

1.辦公室落后的管理方式。

經(jīng)調查研究發(fā)現，許多企業(yè)的管理并不規范，工作人員在管理中采用了多種方法，但沒(méi)有將制度具有的約束性所表現出來(lái)，實(shí)行辦法不統一，這樣就會(huì )出現錯誤，對企業(yè)造成影響，工作人員缺乏管理意識，缺乏專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，工作缺乏主動(dòng)性對于人員和資源的配置不合理，制約著(zhù)辦公室的發(fā)展，使得辦公室管理比較混亂。

2.管理工具比較陳舊。

辦公室工作效率比較低，所以要想提高企業(yè)的效益就要不斷提高工作效率。由于現在有些企業(yè)還采用落后的管理工具進(jìn)行工作，無(wú)法通過(guò)多種渠道進(jìn)行搜集和獲取信息，對辦公職能的發(fā)揮造成影響，影響辦公室的工作效率，不能充分發(fā)揮辦公室的職能。

四、加強辦公室綜合管理的措施

（一）管理思想的現代化。

1.樹(shù)立全局意識：辦公室人員要學(xué)會(huì )謀大局，提高駕馭全局的能力，在思考工作時(shí)，心中要顧全大局，單個(gè)工作服從全局工作，局部利益服從全局利益，在日常工作中，樹(shù)立全局的思想，在領(lǐng)導和員工之間。科室之間進(jìn)行協(xié)調工作，形成一股強大的合力。

2.樹(shù)立效率意識：辦公室的工作人員要不斷提高工作中的辦事效率，實(shí)現效率和效益的統一。

3.樹(shù)立創(chuàng )新意識：堅持和弘揚開(kāi)拓創(chuàng )新的統一，要善于繼承優(yōu)良傳統，學(xué)會(huì )適應形式的變化和任務(wù)的需求，勇于進(jìn)行探索、勇于進(jìn)行創(chuàng )新，運用創(chuàng )造性的思維，增強工作的主動(dòng)性和預見(jiàn)性。

（二）管理上的轉變。

1.被動(dòng)型轉為主動(dòng)型：我們工作要有思維的超前性和預見(jiàn)性、創(chuàng )造性。要善于發(fā)現傾向性、方向性和苗頭性的問(wèn)題，提供信息和解決方法，努力克服舊的觀(guān)念、思維和工作中的惰性，用科學(xué)的求實(shí)精神和大膽創(chuàng )新的勇氣，努力克服提高辦公室工作中的辦事效率，使得工作更加到位。

2.事務(wù)型向智慧型轉變：要在繁雜的事物中走出來(lái)，要勤動(dòng)手、勤動(dòng)腦、多為領(lǐng)導出主意，要有嚴密性、科學(xué)性。根據本部門(mén)的實(shí)際情況，進(jìn)行創(chuàng )新操作，在掌握形勢的基礎上，對工作進(jìn)行統籌規劃、合理的進(jìn)行安排。

3.封閉型向主導型轉變：人類(lèi)在信息時(shí)代，我國也加入了世界貿易組織，這些使我們的辦公室工作帶來(lái)了影響，因此，辦公室人員要對各種情況熟悉，做到領(lǐng)導還未察覺(jué)我先知，拓寬知識面，加強對外的聯(lián)系，了解社會(huì )各個(gè)方面、層次、領(lǐng)域的情況，有助于辦公室適應新形勢，更好的服務(wù)領(lǐng)導。

（三）職能上求實(shí)創(chuàng )新。

1.謀全局：要加強信息的調研工作，政務(wù)信息是領(lǐng)導掌握全局情況，進(jìn)行決策指導不可缺少的部分，是辦公室的重要的日常工作；現如今，各級領(lǐng)導對政務(wù)信息的重視度在不斷加強，但也會(huì )存在時(shí)效性不強的問(wèn)題，因此要采取有效的措施，對信息進(jìn)行完善，對辦公室中的各種情況進(jìn)行指導，建立完善信息的考核制度，定期的進(jìn)行調研文章，供領(lǐng)導參考和決策。

2.善統籌：強化協(xié)調的職能，辦公室機關(guān)是綜合的辦事機構，要發(fā)揮承上啟下的樞紐作用，發(fā)揮綜合協(xié)調職能：進(jìn)行溝通、服務(wù)，協(xié)調各個(gè)機關(guān)的職能和部門(mén)之間的關(guān)系，使之密切進(jìn)行配合，落實(shí)到位；上級和下級的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調，增加決策的實(shí)行力度；發(fā)揮辦公室的對外窗口作用，對辦公室和其他部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行處理。

3.抓落實(shí)：強化督促和檢查的職能：做好目標的考核；做好政務(wù)的檢查，結合各地的實(shí)際情況，抓好落實(shí)好，收集考核內容的執行情況，及時(shí)的向上級領(lǐng)導部門(mén)進(jìn)行反應，用以確保各項工作能夠圓滿(mǎn)的完成。

（四）管理組織的合理化。

只有辦公室組織的合理化，才能使結構做到綜合化、人才的多元化、方法的制度化。隨著(zhù)機構改革的進(jìn)行，辦公室的人少事情卻在增多，人員的不足不能夠解決辦公室當前面臨的問(wèn)題，因此要健全合理的管理組織。要有危機意識和群體意識，設置合理的組織、系統，使得能夠確保最大效益的完成辦公室的工作任務(wù)。

五、結束語(yǔ)

綜上所述，辦公室的發(fā)展對于企業(yè)發(fā)揮著(zhù)重要的作用，影響著(zhù)企業(yè)的經(jīng)濟效益的實(shí)現和企業(yè)的整體形象，因此現在我們要加強對辦公室的重視，建立、實(shí)施并且能夠不斷的完善企業(yè)中的制度體系，確保企業(yè)的業(yè)績(jì)效益實(shí)現最大化。是我們企業(yè)當前的重要任務(wù)。

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